寒假放假第一天，学工部对学校宿舍封寝情况进行检查，对留校学生和延迟离校学生情况进行摸排。1月21日晚，对全校宿舍进行安全隐患排查，对留校学生情况进行进一步摸排核查，对宿舍值班人员工作情况进行检查，并要求寒假期间严格人员登记、巡查等。与此同时，副校长李若梅靠前指挥，利用值班时间对学校各个值班点进行巡查，及时发现疫情防控工作过程中出现的问题，及时处置。为了进一步做好压实工作责任，针对留校学生管理成立专门工作组，负责留校学生管理统一指挥，对留校学生实行一对一管理和日报制度，确保学校疫情防控工作落实到位！1月23日上午，对留校学生、宿舍值班人员免费发放口罩，艾叶条，84消毒液等防疫用品，并要求寝室和值班室全面消毒。年三十晚上，学工部对坚守在学生宿舍值班人员进行慰问，询问值班室卫生情况以及留校学生情况，并为其发放口罩。大年初一，学工部受副校长金继承委托，再一次为留校学生发放口罩。1月26日，发布了《关于寒假期间学生不得提前返校的通知》。1月27日，学工部组织各学院对湖北籍学生情况进行全面摸底，每个学生均明确负责人，并进行联络、关心和慰问，掌握学生动态和健康状况，并鼓励学生做好防疫措施，要求各学院对口联络人密切跟踪关注湖北籍学生动态、身体健康状况和心理状态，做好随时报告，随时介入。目前，全校湖北籍本、专科学生615人，其中武汉籍学生55人，其他市州级学生560人，已按要求向省教育厅报告湖北籍学生相关数据，截止目前，无学生感染新型肺炎。 此外，要求未返乡的新疆少数民族学生在微信群报平安，学工部对他们进行关注和动态管理，并持续进行疫情和防范措施提醒。1月27日下午有两名新疆籍少数民族学生已购票欲回新疆，为确保学生安全，按照省教育厅、新疆驻湘工作组的防控工作要求，已做通两名学生的工作，避免其出行。

为做好防疫宣传教育工作，学工部在HUT学工在线1月21日首推《防治|关于新型冠状病毒肺炎，这些全是重点！》宣传预防新型冠状病毒肺炎相关知识，呼吁师生积极配合有关部门进行防治。第一时间发布《行动起来|@湖南工大学子及家长的一封信》微信公众平台阅读量超一万，许多家长在后台留言称积极配合学校和当地政府部门做好预防工作。针对身处湖北学子发出《与子同袍，攻克时艰，坚决打赢疫情防控阻击战！——写给身处湖北学生的一封家书》，向对身处风暴中心的677位湖北籍和在湖北过寒假的同学表示学校的牵挂，鼓励大家以大学生的责任与担当服从指挥，当好表率，众志成城渡难关！同时，及时报道学校学工系统的防治新闻和发布有关通知，如《我校学工系统开展新型肺炎疫情防控工作》《副校长李若梅深入一线检查校内疫情防控工作》《最新！湖南春季开学视情况调整，省教育厅发布疫情防控补充通知》《必读速转|胡南工大发布防控疫情第1号通告》《通知|你的假期可能要延长》。推送《致敬 | 疫情中的逆行者》《“抗疫”≠“恐鄂”》《 面对疫情，如何做好个人心理调适?》等推文。除了在学工在线和易班网上宣传教育外，学工部还在易班优课寒假《共读伟人传记，欢度新春佳节》共读活动中（已经有一万余名学生参与）加入新型冠状病毒感染防护知识内容，并围绕防疫开展五次线上知识竞赛和话题征集活动。1月30日学工部在网上面向全校师生公布了心理支持服务方式。